Business Intelligence: So gelingt die Einführung garantiert

Immer mehr Unternehmen nutzen Business Intelligence, um strategische Entscheidungen auf der Grundlage solider, empirisch-mathematischer Analysen zu treffen.

Damit dieser Ansatz jedoch den gewünschten Erfolg bringt, reicht es nicht aus, nur die entsprechende IT-Lösung anzuschaffen. Der Umstieg auf eine datengestützte Unternehmensplanung erfordert einen Wandel im gesamten Unternehmen. Worauf Sie bei der Einführung von Business Intelligence achten müssen, lesen Sie in diesem Artikel.

Erfolgreiche_datengestuetzte_Unternehmensplanung

Legen Sie fest, was Sie erreichen wollen

Ganz egal ob Artikel-, Kunden oder Logistik-Daten: Jedes Unternehmen sammelt unzählige Informationen zu Prozessen und Abläufen in allen Abteilungen. Aus diesem Datenwust lassen sich nahezu beliebig viele Analysen, Vergleiche und Kennzahlen ziehen. Aber nicht jede Analyse ist sinnvoll, und nicht aus jedem Vergleich ergibt sich ein Mehrwert.

Um Business Intelligence optimal zu nutzen, müssen Sie also genau definieren, was Sie erreichen wollen – und auf dieser Grundlage bestimmen, welche Kennzahlen für Sie wirklich von Belang sind und welche nicht. Eine Analyse ohne Fokus führt nur zu Unklarheit und Überforderung.

Nehmen Sie Ihre Entscheider mit

Manager werden auch dafür bezahlt, dass sie die richtigen Entscheidungen treffen. Wenn Entscheidungen auf der Grundlage von Daten getroffen werden, dann scheint die Meinung des leitenden Personals – und damit auch ihre Arbeit – fast automatisch weniger wert zu sein. Der 'richtige Riecher' ist nun nicht mehr entscheidend, denn Daten lügen nicht.

Diese Veränderung kann leicht wie eine Zurücksetzung oder sogar eine Demütigung wirken und demzufolge große Widerstände auslösen. Je höher die 'Beleidigten' dabei in der Hierarchie des Unternehmens stehen, desto gefährlicher kann das für die Einführung von Geschäftsanalytik als Planungswerkzeug sein.

Diese Widerstände müssen Sie früh adressieren, indem Sie den Kritikern in der Leitungsebene Grenzen setzen – und Ihnen aufzeigen, dass ihre Entscheidungen weiterhin wichtig sind. Auch wenn die Daten eine klare Richtung zeigen: Die Umsetzung und Moderation von Änderungen obliegt immer noch dem Management. Und am Ende des Tages ist es nicht wichtig, wie eine Entscheidung zustande gekommen ist. Es ist nur wichtig, dass diese Entscheidung richtig war.

Zerstreuen Sie Bedenken in der Belegschaft

Doch nicht nur in der Leitungsebene kann die Einführung von Business Intelligence zu Widerständen führen. Auch die Belegschaft muss in der Regel von der Neuerung überzeugt werden. Oft wird gesteigerte Transparenz als bedrohliche Form der Überwachung wahrgenommen, und 'Optimierung' ist in den Ohren vieler Angestellter nur ein wohlklingendes Synonym für 'Personalabbau'.

Solche Ängste und Bedenken sollten Sie bereits im Vorfeld aktiv angehen und zerstreuen: Zu diesem Zweck sollten Sie zunächst klar kommunizieren, welche Ziele Sie mit der Geschäftsanalyse erreichen wollen – denn wenn Sie ihre Mitarbeiter nicht selbst informieren, dann werden sie sich ihre Informationen aus anderen Quellen (in der Regel via Flurfunk) beschaffen.

Darüber hinaus sollten Sie Ihre Mitarbeiter aktiv in den Planungsprozess einbinden. Indem Sie abfragen, welche KPI die Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen, können Sie die Einführung von Business Intelligence positiv beeinflussen: Zum einen hilft dies beim Erstellen der BI-Strategie, zum anderen schaffen Sie für Ihre Mitarbeiter klare Mehrwerte, sodass auch sie die Geschäftsanalytik nicht als Bedrohung, sondern als Erleichterung ihrer Arbeit wahrnehmen.

Auch die Einbindung des Betriebsrates, um mögliche Bedenken zu zerstreuen und – wo nötig – einvernehmliche Grenzen zu setzen, ist hier auf jeden Fall ratsam!

Verankern Sie Business Intelligence im ganzen Unternehmen

Die beste Software nützt nichts, wenn man sie nicht benutzt. Und auch wenn Business Intelligence sinnvoll ist: Dieser Umstand allein bedeutet noch nicht, dass sie tatsächlich zur Anwendung kommt! Wie viele Ideen und Pläne gibt es in Ihrem Unternehmen, von denen jeder weiß, dass sie eigentlich sinnvoll wären, die aber im Tagesgeschäft dennoch keine Rolle spielen, weil Zeit und Muße fehlen?

Um Business Intelligence erfolgreich einzusetzen, müssen sie es tatsächlich einsetzen – und dazu in alle wesentlichen Prozesse einplanen. Schaffen Sie Regeltermine, in denen die Ergebnisse gesichtet und besprochen werden. Planen Sie in Abteilungsmeetings feste Timeslots ein, um sich mit dem Thema zu befassen. Integrieren Sie die Sichtung von Auswertungen und KPI in Ihre Prozesse. Geschäftsanalytik muss im ganzen Unternehmen verankert sein, damit sie ihren vollen Nutzen entfaltet!

Nutzen Sie Visualisierungen

Die besten Analysen bringen nichts, wenn niemand versteht, was sie bedeuten. Darum ist es sinnvoll, im Rahmen der Geschäftsanalytik auf klare Visualisierungen der Ergebnisse zu setzen. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte! Anhand von Diagrammen und anderen Visualisierungen können Sie Analysen gerade für Laien erfassbar und verständlich machen – eine klare Voraussetzung für die erfolgreiche datengesteuerte Unternehmensplanung.

Fangen Sie klein an

Von heute auf morgen ein gesamtes Unternehmen auf die datengesteuerte Planung umzustellen kann nicht funktionieren. Viel sinnvoller ist es, Business Intelligence schrittweise einzuführen und zunächst nur in einem bestimmten, klar umrissenen Bereich einzusetzen – am besten dort, wo sich mit dem Einsatz der Geschäftsanalytik schnell ein spürbarer Erfolg erzielen lässt. Ein solches Vorgehen wirkt sich auch positiv auf die Akzeptanz des neuen Ansatzes aus, denn eine erste Erfolgsmeldung kann mögliche Vorbehalte gegen die Änderung abbauen.

Achten Sie auf den Datenschutz!

Nur, weil Daten vorhanden sind, dürfen sie nicht beliebig verwendet und von jedem Mitarbeiter eingesehen werden. Bei aller Begeisterung für die Möglichkeiten von Business Intelligence: Beachten Sie immer auch die geltenden Bestimmungen und Gesetze zum Datenschutz! Werten Sie nur solche Daten aus, die Sie auswerten dürfen - und ermöglichen Sie den Zugriff auf die Ergebnisse auf einer strikten Need-to-know-Basis. 'Allgemeines Interesse' ist kein hinreichender Grund, um auf sensible Firmendaten zuzugreifen.

Fazit

Business Intelligence bedeutet nicht nur den Einsatz eines neuen Werkzeugs, sondern eine tiefgreifende Umstellung der Unternehmenskultur. Damit dieser gelingt, müssen Sie ihn moderieren, Vorbehalte ernst nehmen und die Geschäftsanalytik umsichtig und planvoll in Ihre Prozesse integrieren. Nur so werden Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen!

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