Buchhaltungssoftware: Das ist bei der Auswahl zu beachten

Bei dem Wort Finanzbuchhaltung läuft den meisten wohl ein kalter Schauer über den Rücken. Sorgen Sie für Abhilfe bei der ungeliebten Tätigkeit – mit der richtigen Buchhaltungssoftware. Denn eine korrekte und rechtskonforme Buchhaltungssoftware stellt eine wertvolle Hilfe im Büroalltag dar.

Eine leistungsstarke Software spart Ihnen Zeit und Arbeit, indem sie von Routinetätigkeiten befreit, Buchungen automatisiert vornimmt, für die Einhaltung rechtlicher Bestimmungen sorgt, Datenüberleitungen organisiert und Statistiken generiert.

Aber für welche Buchhaltungssoftware sollen Sie sich innerhalb der Fülle von Angeboten entscheiden? Welche Kriterien sind bei der Anschaffung zu beachten? Dieser Artikel verschafft Ihnen einen Überblick.

Welche Vorteile bietet eine gute Buchhaltungssoftware?

Eine hochwertiges Buchführungsprogramm zeichnet sich durch eine intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche, unkomplizierte Handhabung sowie eine schnelle und fehlerlose Performance bei der Verbuchung von Geschäftsfällen aus.

Sie erleichtert das Erstellen von Rechnungen und Belegen sowie die Verbuchung von Zahlungsein- und -ausgängen. Weiterhin sorgt diese für die Entrichtung von Steuern und Abgaben, führt Datenüberleitungen durch und generiert aussagekräftige Berichte.

Geschäftsvorfälle können mit wenigen Mausklicks automationsunterstützt erfasst, bearbeitet und verwaltet werden. So wird Ihr Zeitaufwand massiv verringert und die Fehlerhäufigkeit minimiert. Die zugrunde liegenden Gesetze werden laufend aktualisiert, wodurch Probleme mit den Finanzbehörden vermieden werden.

Was sollte eine Buchhaltungssoftware leisten?

Generell sollte eine Softwarelösung folgende Bereiche abdecken können:

• Einfache & doppelte Finanzbuchhaltung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Gewinn- und Verlustrechnung etc.)
• Umsatzsteuervoranmeldung
• Jahresabschluss einschließlich Bilanzierung
• Erstellung revisionssicherer Buchungsvorlagen
• Erstellung revisionssicherer Buchungsvorlagen
• Mahnwesen (Offene-Posten-Verwaltung)
• Electronic-Banking
• DATEV-Schnittstelle (Datenaustausch mit steuerlicher Vertretung)
• ELSTER-Schnittstelle (Datenübermittlung an das Finanzamt)
• Mehrplatzfähigkeit

Darüber hinaus empfehlenswert:

• Features zur Umsatzsteuer-Jahreserklärung
• Kassenbuch
• Mandantenfähigkeit (Mehrfirmenverwaltung)
• Anlagenverwaltung
• Verwaltung von Lohnbuchhaltungsdaten

Benötigter Leistungsumfang und erforderliche Funktionalitäten sind im Detail allerdings in hohem Maß von den individuellen Anforderungen des Unternehmens abhängig.

Vor der Anschaffung sollten sich Entscheidungsträger daher folgende Fragen stellen:

1. Welche Ziele werden verfolgt?

In welchen Unternehmensbereichen soll die Software eingesetzt werden und welche Tätigkeiten sollen damit verrichtet werden?

Werden sich meine diesbezüglichen Spezifikationen in der Zukunft ändern? Im Idealfall leistet die Softwarelösung bei allen Buchführungstätigkeiten praxistaugliche Unterstützung und ist an zukünftige Anforderungen flexibel anpassbar.

2. Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl?

Betriebsdimension und Anzahl der Mitarbeiter besitzen maßgeblichen Einfluss auf das Anforderungsprofil an die einzusetzende Buchhaltungssoftware. Relevant ist unter anderem die Frage, wie viele Mitarbeiter gleichzeitig mit dem Programm arbeiten sollen, da eine für die entsprechende Anzahl von Bildschirmarbeitsplätzen konzipierte Programmversion gewählt werden muss.

Gerade junge Unternehmen mit hohem Wachstumspotential sollten auf eine entsprechende Skalierbarkeit des Funktionsumfanges achten.

3. Selbständige Tätigkeit oder Zusammenarbeit mit Steuerberater?

Die Beantwortung dieser Frage hängt primär vom verfügbaren Zeitrahmen, Ausprägung und Aktualität der Buchhaltungskenntnisse des Verantwortlichen sowie von Leistungsstärke und Funktionsumfang der eingesetzten Software ab.

Im Zweifelsfall ist die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater zu empfehlen, um stetige Rechtskonformität bzw. die Einhaltung der GoBD-Grundsätze (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern) zu gewährleisten.

4. Freewarelösung oder lizenzierte Software?

Kostenpflichtige Lizenzprogramme sind für den professionellen Einsatz gedacht und bieten einen großen Funktionsumfang, welcher alle Bereiche der Buchführung abdeckt. Dazu meist eine intuitive Benutzerführung, qualifizierten Support sowie Schulungen, Tutorials und sonstige Hilfestellungen, welche die Einarbeitung erleichtern. Dem gegenüber weist kostenfreie Buchhaltungssoftware oft einen reduzierten Funktionsumfang sowie eine komplizierte Handhabung auf, ein Supportservice fehlt in der Regel.

Wer mit diesen Einschränkungen leben kann, erhält mit Freewareprogrammen eine übersichtliche Verwaltungsmöglichkeit bestehender Forderungen und Verbindlichkeiten. Elementare Funktionen zur Verbuchung von Ein- und Ausgaben, Verwaltung von Belegen und Voranmeldung der Umsatzsteuer werden zur Verfügung gestellt, die Erstellung einfacher Berichte und Statistiken ist möglich.

5. Desktop oder Cloud-Lösung?

Bei einer Desktop-Lösung werden alle Buchhaltungsdaten zentral auf der Festplatte des Benutzers gespeichert und sind nur lokal abrufbar. Die Sicherheit und der Schutz der Daten obliegen dem Anwender. Damit sind Desktop-Lösungen vor allem für 'Einzelkämpfer' praktikabel. Schon wenn eine zweite Person auf die Daten zugreifen muss, wird ihr Einsatz hingegen problematisch. 

Bei einer Cloud-Lösung werden die Daten im Rechenzentrum des jeweiligen Anbieters gespeichert. Der Benutzer greift über das Internet auf diese Daten zu, sodass er überall mit der Software arbeiten kann, unabhängig davon, welches Gerät er gerade verwendet. Damit sind Cloud-Lösungen wesentlich flexibler als lokale Lösungen und eignen sich als mobile Software ausgezeichnet für Start-Ups und KMUs.

Darüber hinaus sind sie auch sicherer, weil sich der Anbieter um den Schutz der Daten in seinem Rechenzentrum kümmert und hohe Summen in die Sicherheit seiner Anlagen investiert. Lokale Lösungen sind dagegen oft nur schwach geschützt, sodass sich Dritte wesentlich leichter Zugang zu den Daten verschaffen und diese manipulieren können. 

Nicht zuletzt sind Cloud Lösungen deutlich günstiger als On-Premises-Systeme.

6. Welche Schnittstellen sollte die Software mitbringen?

Schnittstellenprogramme gewährleisten einen unkomplizierten Austausch von Daten mit anderen Anwendungen und externen Stellen. Folgende Varianten sind zu empfehlen:

ELSTER

Das Interface ermöglicht eine reibungslose Kommunikation mit Finanzbehörden, wobei Steueranmeldungen, Jahressteuererklärungen sowie relevante Belege elektronisch übermittelt und Anträge online gestellt werden können. Da sensible Daten verschlüsselt übertragen werden, ist höchste Datensicherheit gewährleistet.

Anbindung an Banking- und Payment-Systeme

Mit einer integrierten Verbindung zu Bezahl-Systemen wie Paypal oder zu Kreditkarten-Anbietern können aktuelle Transaktionsdaten problemlos eingelesen und für die Buchhaltung konvertiert werden. Dies entspricht den Regelungen der GoBD und erleichtert finanzbehördliche Prüfungen.

Schnittstellen zu Online-Plattformen und eigenem Webshop

Ist ein Webshop vorhanden bzw. werden Geschäfte über Online-Plattformen wie eBay oder Amazon getätigt, können über die entsprechenden Schnittstellen Zahlungseingänge geprüft, automatisiert verbucht, den entsprechenden Rechnungen zugeordnet und revisionssicher archiviert werden.

7. Kosten Buchhaltunssoftware

Generell sollte eine Buchhaltungssoftware mit optimalem Preis-/Leistungsverhältnis gewählt werden, was einen ausführlichen Vergleich sämtlicher Angebote voraussetzt. In welcher Preisklasse man sucht, hängt zum einen vom zur Verfügung stehenden Budget und zum anderen vom gewünschten Leistungsumfang der Software ab.

Zudem bietet es sich in vielen Situationen an, anstelle einer reinen Buchhaltungssoftware eine andere, integrierende Lösung mit einem größeren Funktionsumfang zu wählen. ERP-Systeme können zum Beispiel nicht nur in der Buchhaltung, sondern in allen Bereichen eines Unternehmens zum Einsatz kommen und so alle Geschäftsprozesse auch abteilungsübergreifend deutlich vereinfachen. Damit sind ERP-Systeme gegenüber einer reinen Buchhaltungssoftware in vielen Fällen klar im Vorteil. 

Fazit zur Auswahl von Buchhaltungssoftware

Aufgaben des Rechnungswesens sind stets korrekt und pünktlich zu erledigen, um nachteilige Folgen für das Unternehmen zu vermeiden, eine leistungsstarke und den Anforderungen des Unternehmens entsprechende Buchhaltungssoftware kann dabei wirksame Unterstützung leisten und den Arbeitsaufwand verringern.

Das Programm übernimmt Routinetätigkeiten der Buchführung, sorgt – sofern GoBD-konform – für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, organisiert Datenüberleitungen zu anderen Unternehmensbereichen und generiert aussagekräftige Statistiken und Reports. Vor der Anschaffung sind die Anforderungen an die Software genau zu spezifizieren, Angebote zu vergleichen und Vor- bzw. Nachteile abzuwägen, um so eine zukunftsorientierte Investitionsentscheidung treffen zu können.