Black Friday Survival Kit: So meistern Sie die Lastspitzen

Der Black Friday bietet Ihnen als Online-Händler eine erstklassige Gelegenheit, Ihren Umsatz zu steigern und neue Kunden zu gewinnen. Um diese Chance optimal zu nutzen, müssen Sie gut vorbereitet sein und sicherstellen, dass Ihr gesamtes Unternehmen gewappnet ist. Wie Sie die zu erwartenden Lastspitzen abfedern können, lesen Sie in diesem Artikel.

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Lastspitzen im Webshop

Gerade am Black Friday kostet Sie jede Verzögerung bares Geld, weil Ihre Kunden impulsiv unterwegs sind und vom Kauffieber angetrieben werden Jedes Problem kann dazu führen, dass sie den Einkauf abbrechen. Ihr Shop muss also reibungslos funktionieren. Dazu sollten Sie folgende Maßnahmen ergreifen:

Vermeiden Sie Datenfresser

Produktvideos und hochauflösende Produktfotos, sind grundsätzlich vorteilhaft; am Black Friday können sie jedoch zum Problem werden, weil sie das Datenvolumen steigern und so Ihre Server belasten. Prüfen Sie also, ob sie zum Aktionstag datenintensive, multimediale Inhalte zeitweise aus ihrem Online-Shop entfernen sollten, oder ob die Dateien verkleinert werden können.

Teilen Sie die Dienstgruppen auf

Die Anzeige von Inhalten und die Verarbeitung von Bestellungen sind voneinander unabhängige Prozesse. Daher müssen sie auch nicht auf demselben Server verarbeitet werden. Viele Shop-Lösungen bieten die Möglichkeit, Datenauslieferung und Operationsberechnung auf unterschiedlichen Servern zu verteilen. So lässt sich die Performance Ihres Webshops deutlich steigern – und damit auch die Stabilität des Systems bei Lastspitzen.

Kontrollieren Sie den Traffic

Störungen und Ausfälle kündigen sich in der Regel an. Sorgen Sie also dafür, dass Ihre IT den eingehenden Traffic Ihres Webshops am Black Friday live überwacht. So können sie drohende Lastspitzen frühzeitig ausmachen und gegebenenfalls gegensteuern -ganz egal, ob es sich um 'natürliche' Lastspitzen oder gezielte Angriffe auf Ihr System handelt. Letztere lassen sich zudem durch spezialisierte Schutzprogramme unterbinden. 

Nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Provider auf

Auch wenn Sie Ihren Webshop bestens vorbereiten, kann es am Black Friday zu Situationen kommen, in denen Sie selbst keine Abhilfe schaffen können. Für diese Fälle sollte ein kurzer Draht zum Provider bestehen. Im idealen Fall nehmen Sie dazu bereits vor dem Black Friday Kontakt auf und sprechen gemeinsam durch, was zu erwarten ist und welche Probleme eventuell zu erwarten sind.

Setzen Sie auf die Cloud

Wenn Sie Ihren Webshop selbst hosten, müssen Sie die Infrastruktur vorhalten, um Lastspitzen abzufedern. Das ist teuer und unwirtschaftlich, da Sie die zusätzlichen Ressourcen nur selten brauchen. Darum sollten Sie – unabhängig vom Black Friday – Ihre IT in die Cloud verlegen, denn in der Cloud können Sie für Phasen des großen Ansturms beliebige zusätzliche Ressourcen flexibel hinzubuchen und abbestellen. So senken Sie Ihre Kosten und sichern sich gegen alle Eventualitäten ab.

Lastspitzen in der Abwicklung

Die Performance des Online-Shops ist nur die halbe Miete für einen erfolgreichen Black Friday. Eingehende Bestellungen belasten nicht nur Ihre Website, sondern Ihr gesamtes Unternehmen. Immerhin müssen die Bestellungen verarbeitet, die Waren kommissioniert und versendet werden.

Auch hier müssen Sie  Vorbereitungen treffen, damit der Black Friday Sie nicht noch wochenlang beschäftigt – zumal Online-Shopper eine schnelle Abwicklung erwarten und Ihr Unternehmen in schlechter Erinnerung behalten, wenn die bestellten Black-Friday-Schnäppchen erst viele Monde später eintreffen. 

Stellen Sie die notwendigen Ressourcen bereit

Der Black Friday ist auch im Personalwesen ressourcenhungrig. Sorgen Sie also im Vorfeld dafür, dass alle Abteilungen ausreichend besetzt sind: Der Kundensupport, damit ihre Hotline im Falle von Fragen und Problemen jederzeit erreichbar ist; der Vertrieb, damit er die eingehenden Bestellungen weiterverarbeiten kann; das Lager, damit die Waren schnell herausgeschickt werden können.

Ebenfalls wichtig: Material. Neben den Waren, die natürlich in ausreichender Menge vorhanden sein müssen, braucht es auch Pakete, Päckchen und Packmaterial, um die Bestellungen tatsächlich auf den Weg zum Kunden zu bringen.

Setzen Sie auf ein modernes ERP-System

Um die Lastspitzen effizient zu verarbeiten, müssen auch die Prozesse funktionieren. Ein vollständig besetztes Lager bringt nichts, wenn die Aufträge nur langsam herein tröpfeln, weil sie manuell erfasst und einzeln weitergegeben werden müssen.

Auch darum ist ein modernes ERP-System für das effektive Managen von Lastspitzen praktisch unabdingbar, da sich mit einer solchen Lösung alle entscheidenden Arbeitsprozesse automatisieren lassen – ideal für die schnelle Bearbeitung und darüber hinaus für die Minimierung von Fehlern, denn in automatisierte Übertragungen können sich keine Zahlen-, Buchstabendreher und sonstige Flüchtigkeitsfehler einschleichen.

Auf diese Weise entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, sodass sie das zusätzliche Arbeitsaufkommen wesentlich leichter meistern können.

Verzahnen Sie Ihr ERP-System mit Ihrem Webshop

Zentral für die automatisierte Verarbeitung ist eine leistungsfähige, bidirektionale Schnittstelle zwischen Ihrem ERP-System und Ihrem Webshop. Darüber können zum einen eingehende Bestellungen direkt als Verkaufsaufträge übernommen werden; zum anderen können Sie aber auch Informationen zu Lagerbeständen und Verfügbarkeiten in den Webshop zurückspiegeln. So lassen sich zum Beispiel am Black Friday ‚Solange-der-Vorrat-Reicht!‘-Aktionen realisieren – denn natürlich möchten die Schnäppchenjäger wissen, wie lange der Vorrat nun eigentlich genau reicht.

Mit einer bidirektionalen Schnittstelle senken Sie also nicht nur Ihren Arbeitsaufwand, sondern steigern auch aktiv die Kundenzufriedenheit – ein entscheidender Baustein, um aus Black-Friday-Aktions-Shoppern widerkehrende Stammkunden zu machen.

Fazit

Der Black Friday ist kein Selbstläufer. Um das erhöhte Arbeitsaufkommen zu bewältigen, müssen sich Händler gut vorbereiten. Eine zentrale Rolle spielt dabei die IT-Infrastruktur. Um Lastspitzen effizient aufzufangen, sollte diese nach Möglichkeit hochintegriert und skalierbar sein. Vonnöten sind ein cloudbasiertes ERP-System, ein leistungsfähiger Webshop und eine bidirektionale Schnittstelle zwischen diesen beiden Systemen.

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