ERP-Einführung: Maßnahmen für mehr Anwenderakzeptanz

"Eine ERP-Einführung ist ein reines IT-Projekt." Diese Fehleinschätzung ist in vielen Unternehmen sehr verbreitet. In der Realität jedoch bezieht ein ERP-Projekt weitaus mehr als die Technik mit ein.

Während die technische Seite einer Implementierung in der Regel unproblematisch verläuft, ist es vor allem die Komponente Mensch, die von Unternehmen übersehen wird. Damit ein ERP-Projekt erfolgreich sein kann, müssen sich Unternehmen mit der Anwenderakzeptanz ihrer Mitarbeiter auseinandersetzen und bei Personalführung und Change-Management ansetzen. 

Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, Stolpersteine im Bereich der Anwenderakzeptanz zu erkennen und diese zu umgehen.

Blogbeitrag-ERP-Einführung-800x533Das neue System wird abgelehnt

Es passiert häufig, dass Mitarbeiter ein ERP-System ablehnen. Wichtig ist es daher zu erkennen, woher diese Ablehnung kommt. Liegen die Gründe dafür zum Beispiel darin, dass sich die Mitarbeiter nicht im System zurecht finden, so reichen meist schon weitere Schulungsmaßnahmen aus, um die Benutzerakzeptanz zu verbessern.

Für Ihre Mitarbeiter ergeben sich mit einem neuen System auch neue Aufgaben, die ungewohnt sein können. Oft misst die Belegschaft den neuen Tätigkeiten auch eine weniger hohe Priorität bei, was die Einführung zusätzlich verlangsamen kann.

Diesen Umständen können Sie als Arbeitgeber bereits entgegenwirken, indem Sie ein effektives Change-Management umsetzen. Dabei geht es vor allem darum, Ihre Mitarbeiter von Beginn an mit ins Boot zu holen. Schließen Sie Ihre Belegschaft in den Einführungsprozess mit ein und starten Sie Schulungen so früh wie möglich! Machen Sie die Eingewöhnung zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags, sodass jeder Mitarbeiter den Mehrwert und die Relevanz der Software erkennt.

Neue Software weckt die Angst vor Ersetzbarkeit 

Jedoch ist ein gutes Training im Umgang mit dem neuen System nur die halbe Miete. Die Lösung kann ebenfalls auf Widerstand treffen, weil Ihre Mitarbeiter Angst vor Ersetzbarkeit haben. Nicht selten fürchten Mitarbeiter, so den eigenen Job zu verlieren, da das System ihre Arbeit verrichten könnte.

Diese Angst ist nicht unberechtigt. Mit einem modernen ERP-System werden Abläufe standardisiert, Prozesse transparent gemacht und automatisiert. Als Arbeitgeber und aus der Sicht des Unternehmens ergeben sich nur Vorteile aus der Implementierung.  

Neue Transparenz sorgt dafür, dass Entscheidungswege nachvollziehbar und die zu optimierenden Bereiche sichtbar werden. Wechseln Sie einmal die Perspektive, kann Optimierung schnell einen Personalabbau suggerieren. Standardisierung und Transparenz wird als Bedrohung wahrgenommen, da diese die eigene Jobsicherheit gefährdet.

Aber was können Sie konkret gegen das Gefühl der Ersetzbarkeit bei Ihren Mitarbeitern tun?

Change-Management richtig betreiben

Change-Management zählt zu einer der wichtigsten Bausteine bei einer ERP-Einführung. Aber Vorsicht: Denn obwohl viele Unternehmen glauben, Sie hätten ein gutes Change-Management eingeführt, kann dieses auch falsch betrieben werden. 

Die Angst vor blinder Optimierung ist bei vielen Mitarbeitern mit Personalabbau konnotiert und ein wesentlicher Bestandteil von effektivem Change-Management. Wenn Ihre Belegschaft grundlos das Gefühl hat durch die Optimierung und Effizienz-Steigerung entlassen zu werden, kann das an einer mangelnden oder falschen Kommunikation liegen. 

Um aktiv hartnäckige Gerüchte und Missverständnisse bekämpfen zu können, müssen Sie gegen asymmetrische Informationsverteilung vorgehen. Das ERP-Projekt betrifft fast jede Abteilung. Daher macht es Sinn, Ihr ganzes Unternehmen an der Implementierung zu beteiligen. Tun Sie dies nicht, werden Informationen aus anderen Quellen beschafft, die gegebenenfalls nicht korrekt sind und Animositäten hegen.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig über das Vorhaben, Ihre Hoffnungen unc Wünsche an das System, die Verbesserungen für die Arbeit und halten Sie diese auf dem Laufenden! Ganz wichtig: Sprechen Sie gezielt Ängste an, die Ihre Belegschaft haben könnte.

Wissensmanagement als Antwort

Damit solche Ängste gar nicht erst entstehen, sollten Sie eine Kultur des produktiven Wissensaustausches in Ihrer Firma etablieren und pflegen. Mitarbeiter sollten anderen ihre Fähigkeiten und Erkenntnisse nicht zum Zwecke der eigenen Unentbehrlichkeit vorenthalten. Vielmehr sollten diese wertvollen Erfahrungsschätze dem Austausch, der Weitergabe und dem problemlösenden Denken dienen und gefördert werden. 

Eine Unternehmenskultur, in der Wissen geteilt und weitergegeben wird, ist daher anzustreben. So kann ein Anstieg der Transparenz und Standardisierung nicht als bedrohlich empfunden werden. Ganz im Gegenteil wird offene Kommunikation und Stabilität gelebt. 

Ängste ernst nehmen

Oft werten Arbeitgeber interne Widerstände gegen eine ERP-Einführung als negativ. Führen Sie sich die Lage Ihres Teams vor Augen und machen Sie sich klar, dass selten böse Absichten hinter einem ablehnenden Verhalten Ihrer Mitarbeiter stehen. Die Angst, ersetzbar zu werden, seinen Job zu verlieren und die Ungewissheit darüber, was ein neues System überhaupt bringt, müssen ernst genommen werden. Reagieren Sie daher mit offener Kommunikation, transparenten Informationen, Schulungen und Trainings und integrieren Sie Ihre Belegschaft vor allem in den Prozess! 

Weiterlesen: Erfahren Sie, warum Sie bei ERP-Projekten nicht auf den Erfolgsfaktor Change-Management verzichten können und nutzen Sie die Checkliste für Ihren Change-Prozess!

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