Diese Angaben muss jedes Angebot enthalten

Wie bei jedem geschäftlichen Dokument gelten auch bei Angeboten Regeln, die Sie bei der Erstellung beachten müssen. In diesem Artikel lesen Sie, welche Angaben jedes Angebot enthalten muss – und wie Sie ein modernes ERP-System bei der effizienten Erstellung unterstützen kann. 

Angebote sind rechtlich bindend!

Grundsätzlich gilt: Angebote sind rechtlich verbindlich. Kunden können sich beim Kauf auf das Angebot berufen und die darin festgehaltenen Leistungen, Preise und sonstigen Modalitäten zur Abwicklung einfordern.

Diese Angebotsbindung kann jedoch durch eine sogenannte Freizeichnungsklausel zumindest bedingt ausgehebelt werden. Dabei handelt es sich um einen Zusatz, der die Geltung des Angebots eindeutig beschränkt. Möglich sind hier zum Beispiel folgende Klauseln:

• Ohne Gewähr
• Freibleibend
• Nur solange der Vorrat erreicht
• Preise vorbehalten
• Dieses Angebot gilt bis zum …

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, anstatt mit einem Angebot mit einem Kostenvoranschlag zu arbeiten. Hier räumt der Gesetzgeber die Möglichkeit ein, um bis zu zwanzig Prozent von den veranschlagten Kosten abzuweichen; allerdings muss eine Überschreitung der ursprünglichen Kalkulation dem Kunden unverzüglich angezeigt werden.

Hinweis: Der Rechtsanspruch des Kunden erlischt, wenn seine Bestellung vom Angebot abweicht. Wenn er also zum Beispiel nur einen Teil der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen bestellt, dann kann er mögliche Rabatte oder Sonderkonditionen aus dem Angebot nicht mehr einfordern.

Diese Angaben muss jedes Angebot beinhalten

Für Angebote gelten weniger rechtliche Vorgaben als für Rechnungen. Allerdings ist es sinnvoll, sich nicht nur an diesen gesetzlichen Vorgaben zu orientieren. Sowohl für Ihren potenziellen Kunden als auch für Sie selbst ist es vorteilhaft, wenn das Angebot so präzise wie möglich ist und alle wesentlichen Informationen enthält. So vermeiden Sie Unklarheiten, Missverständnisse und Frust. Ein perfektes Angebot sollte daher alle folgenden Bestandteile beinhalten:

Kontaktdaten des Anbieters

Ihre Kontaktdaten gehören – wie bei einem gewöhnlichen Geschäftsbrief – auch beim Angebot zu den Pflichtangaben. Doch auch unabhängig von den gesetzlichen Anforderungen sollte klar sein, dass ein Angebot ausweisen sollte, wer dieses Angebot eigentlich macht. Anderenfalls könnte der potenzielle Kunde nicht bestellen, und damit wäre der Sinn jedes Angebots ad absurdum geführt.

Ein eindeutiger Adressat

Angebote werden nicht ‚auf Verdacht‘ geschrieben – sie richten sich immer an einen konkreten Interessenten. Dieser Interessent muss unbedingt auf dem Angebot aufgeführt werden – denn nur er soll die konkreten Konditionen in Anspruch nehmen dürfen. Das gilt besonders dann, wenn sie besondere Rabatte und Nachlässe einräumen: Auf ein rabattiertes Angebot ohne Adressaten könnte sich im Zweifel jeder potenzielle Interessent berufen.

Die Angebotsnummer

Eine Angebotsnummer ist nicht verpflichtend – aber so sinnvoll, dass Sie sie auf keinen Fall aussparen sollten. Sie erleichtert die Kommunikation und macht spätere Vorgänge eindeutig zuordenbar.

An dieser Stelle können Ihnen moderne ERP-Systeme die Arbeit erleichtern: sie erstellen nicht nur für jedes Angebot eine Nummer, sondern ordnen später auch weitere Belege und Rechnungen automatisch dem richtigen Vorgang zu. So behalten Sie auch bei einem großen Angebotsaufkommen jederzeit den Überblick!

Datum des Angebots, sowie ein Gültigkeitsdatum

Jedes Angebot sollte mit einem Datum versehen werden. Das gilt besonders, wenn Sie mit einer Freizeichnungsklausel die Gültigkeit des Angebot zeitlich eingegrenzt haben – zum Beispiel auf dreißig Tage. Doch auch ganz unabhängig von einer solchen Einschränkung ist es sinnvoll, ein Datum anzugeben: Zum einen erleichtert es die Kalkulation, da sich Einkaufspreise ändern können, zum anderen suggeriert es potenziellen Kunden eine gewisse Dringlichkeit.

Die exakte Bezeichnung der Dienstleistung oder des Produkts

Das Herz jedes Angebots ist die Aufstellung der angebotenen Produkte und Dienstleistungen. Diese sollte nicht nur oberflächliche Angaben oder unverständliche Typen-Angaben beinhalten – auch wenn solche Typenbezeichnungen fraglos auch ins Angebot hineingehören –, sondern auch möglichst genaue und verständliche Beschreibungen der jeweiligen Produkte und Dienstleistungen – so vermeiden Sie Missverständnisse. Auch Details, zum Beispiel zu Farben und Ausführungen, sollten hier klar verständlich aufgeführt werden.

Auch hier sind Nutzer eines ERP-Systems klar im Vorteil – denn natürlich werden die im System eingepflegten Artikelinformationen zeitsparend per Knopfdruck im Angebot eingefügt.

Preise und Anzahl bzw. Dauer der Leistung

Ein Angebot ohne Preisangaben ist nicht nur rechtlich zu beanstanden – es ist sinnlos. Wichtig ist hier, dass die Preise so transparent und eindeutig wie möglich sind. So muss unbedingt ausgewiesen werden, ob sich der Preis inklusive Umsatzsteuer versteht oder nicht.

Ebenso wichtig ist, dass ein Angebot genaue Mengenangaben – oder, im Falle von Dienstleistungen, zur Dauer bzw. zum genauen Umfang – enthält.

Mit einem ERP-System können Sie auch hier Ihren Aufwand senken. Denn bei der Erstellung von Angeboten im System werden nicht nur die im System hinterlegten Preise verwendet, sondern auch festgesetzte Rabatte und Nachlässe direkt mit einkalkuliert, wenn Sie einen Posten zu Ihrem Angebot hinzufügen.

Versandkosten & Spesen

Auch weitere Kosten, die nicht unmittelbar mit den angebotenen Artikeln in Verbindung stehen, gehören unbedingt ins Angebot: Von Versand- und Versicherungskosten bei Warensendungen bis hin zu Kosten für Anreise, Unterkunft und Verpflegung bei Dienstleistungen.

Zahlungsbedingungen

Ebenfalls im Angebot festgehalten werden müssen die genauen Zahlungsbedingungen. Das gilt besonders bei größeren Aufträgen, die vielleicht Dienstleistungen beinhalten und sich über einen längeren Zeitraum erstrecken. In diesen Fällen wäre eine einmalige Zahlung nach Abschluss für Sie als Anbieter unter Umständen ungünstig – vielleicht, weil bei der Erfüllung Ausgaben anfallen, die gedeckt werden müssen, oder weil sich der Gesamtauftrag über mehr als ein Geschäftsjahr erstreckt.

In solchen Fällen könnten Sie Vorauszahlungen, Zwischenrechnungen oder Abschläge bevorzugen – und diese müssen klar im Angebot stehen. Doch auch ohne solche speziellen Probleme ist es immer sinnvoll, die Zahlungsbedingungen frühzeitig – nämlich schon im Angebot – zu klären.

Lieferzeitraum

Interessenten möchten nicht nur wissen, welche Produkte Sie zu welchem Preis anbieten – sie möchten auch wissen, wann genau Sie sie liefern können. Das gilt besonders bei Verbrauchsmaterialien wie zum Beispiel Baustoffen, die vielleicht zu einem bestimmten Zeitpunkt auf einer bestimmten Baustelle benötigt werden; aber auch Endverbraucher möchten gerne wissen, wann sie mit ihrem neuen Fernseher rechnen dürfen. Darum gehört in jedes Angebot der Lieferzeitraum für jeden einzelnen Artikel.

Das Abschätzen des Lieferzeitraums ist keine triviale Aufgabe – immerhin hängt alles davon ab, ob die angebotene Ware in ihrem Lager verfügbar ist. Wenn Sie mit einem ERP-System arbeiten, können Sie den Lieferzeitraum ohne Mehraufwand im Angebot aufführen, da Sie jederzeit den vollen Überblick über Ihre Bestände haben. Und da Sie auch andere Ressourcen wie zum Beispiel Service-Leistungen im ERP-System planen können, fällt auch die Planung von Dienstleistungen wesentlich einfacher. 

Erfüllungsort

Sobald ein Angebot nicht nur Waren, sondern auch Dienstleistungen beinhaltet, sollten Sie unbedingt den Erfüllungsort der jeweiligen Dienstleistung im Angebot eindeutig festlegen. Das ist zum Beispiel für die Berechnung von Fahrtkosten relevant, aber auch ganz allgemein für die Transparenz.

Freizeichnungsklauseln

Wie bereits erwähnt sind Angebote vom Grundsatz her rechtlich bindend. Darum sollten Sie sie grundsätzlich mit einer passenden Freizeichnungsklausel versehen und die Gültigkeit so einschränken. Anderenfalls öffnen Sie den Problemen und Streitigkeiten Tür und Tor. Natürlich wird – wenn überhaupt – nur eine kleine Minderheit von Interessenten im Fall der Fälle Probleme bereiten, doch selbst dieses Risiko sollten Sie auf keinen Fall eingehen.

Eigentumsvorbehalt

Bis zur vollständigen Bezahlung durch den Kunden verbleiben Produkte in Ihrem Besitz – wenn Sie das mit einem Eigentumsvorbehalt klar im Angebot festhalten.

Hinweis auf den Gerichtsstand bei Streitigkeiten

Niemand denkt schon beim Angebot an eine mögliche juristische Eskalation. Das ändert jedoch nichts daran, dass der Hinweis auf Ihren Gerichtsstand – so wie in jedem anderen Geschäftsbrief – auch im Angebot zu den Pflichtangaben gehört, die Sie unbedingt mit aufnehmen müssen.

Verweis auf die AGB

Auf der einen Seite gehören alle wichtigen Angaben direkt ins Angebot. Auf der anderen Seite darf ein solches Angebot jedoch auch nicht zu lang werden– damit überfordern Sie lediglich den Interessenten und schrecken ihn vielleicht sogar ab.

Daher sollten Sie im Angebot selbst nicht alle Modalitäten bis ins letzte Detail klären und erläutern, sondern auf Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen verweisen und diese dem Angebot als Anhang hinzufügen. So halten Sie das eigentliche Angebot kurz und sind rechtlich dennoch auf der sicheren Seite.

So gelangen Sie zum perfekten Angebot

Wenn Sie alle diese Elemente in Ihrem Angebot berücksichtigen, sind Sie inhaltlich auf der richtigen Seite. Darüber hinaus gibt es jedoch noch einige weitere Schrauben, an denen Sie drehen können, um ein perfektes Angebot zu erstellen. Welche das sind lesen Sie im zweiten Teil dieses Artikel.