Alle Dokumente an einem Ort – Ihr digitales Archiv in faveo 365

Niemand durchforstet gerne dutzende Aktenordner, um einen falsch abgehefteten Beleg zu finden. Und selbst wenn im Archiv perfekte Ordnung herrscht: Ein Zeitfresser ist die Handhabung so oder so. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie sich diese unangenehmen Aufgaben – und damit auch viel Zeit – sparen können.

Die Lösung: Das digitale Archiv

Denn die Lösung für das Archiv-Problem ist denkbar einfach. In der heutigen Zeit ist es nicht mehr nötig, ein analoges Archiv zu führen. Stattdessen können Sie Ihre Dokumente digital archivieren, indem Sie ein Document Management System in Ihr faveo 365 integrieren.

Was ist ein Document Management System?

Ein Document Management System (DMS) ist ein elektronisches System, das der Verwaltung und Archivierung Ihrer Dokumente dient. Es digitalisiert Ihre Archivierung, indem es die Verwaltung an eine elektronische Datenbank koppelt. Das erspart Ihnen das Drucken und manuelle Archivieren von Papierbelegen. Stattdessen werden alle Dokumente automatisiert im System abgelegt.

Mit faveo 365 Cloud ECM bieten wir eine solche Lösung fürs einfache digitale Archivieren an – und zwar direkt in Ihrem faveo 365!

Das ist faveo 365 Cloud ECM

faveo 365 Cloud ECM ist Ihr digitaler Aktenschrank, in dem Sie alle Belege erfassen und organisieren können.

Alle ausgehenden Belege werden automatisch archiviert und dem jeweiligen Vorgang eindeutig zugeordnet, ohne dass Sie etwas dazu tun müssten. So bleiben sie jederzeit abrufbar und können schnell gefunden werden – ohne Aktenwälzen im Archiv.

Darüber hinaus können Sie auch eingehende Belege in faveo 365 Cloud ECM archivieren. Egal, ob als eingescanntes Papierdokument oder als rein digitaler Beleg, der Sie via Schnittstelle erreicht: PDF-Dokumente werden im Archiv nicht nur gespeichert, sondern können ebenfalls den jeweiligen Vorgängen automatisch zugeordnet werden.

Mit faveo 365 Cloud ECM behalten Sie Ihre Dokumente jederzeit im Blick: Zum einen können Sie ganz einfach die archivierten Dokumente direkt an den Belegen in faveo 365 einsehen und sie jederzeit digital aufrufen. Zum anderen erhalten Sie zusätzlich Zugriff auf einen Webclient, mit dem Sie zusätzliche Dokumente hochladen und Ihr Archiv direkt in Ihrem Webbrowser ohne separate Installation aufrufen können – zu jederzeit und an jedem Ort, egal ob im Büro oder beim Außentermin.

Das sind Ihre konkreten Vorteile

Ein solches System hat zahlreiche Vorteile für jedes Handelsunternehmen:

1. Automatische Belegsicherung: Es werden alle Eingangs- und Ausgangsbelege, die faveo 365 erstellt, automatisch abgelegt. Sie müssen sich also nie wieder aktiv um die Archivierung kümmern, sondern können darauf vertrauen, dass Ihr ERP auch diese Aufgabe übernimmt. Damit sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler: Belege können nicht mehr verloren gehen und sind immer am richtigen Ort gespeichert.

2. Rechtssicherheit: faveo 365 Cloud ECM ist rechts- und revisionssicher*. Sie haben also keinen doppelten Aufwand, weil Sie zusätzlich noch ein analoges Archiv pflegen müssen. Wenn Sie faveo 365 Cloud ECM nutzen, tun Sie ihren gesetzlichen Pflichten genüge.

3. Durchsuchbarkeit: Die Dokumente im digitalen Archiv sind voll durchsuchbar. Anstatt also stundelang unzählige Ordner zu wälzen, müssen Sie nur noch ein Stichwort eingeben und die passenden Dokumente werden Ihnen sofort angezeigt.

4. Immer auskunftsfähig: Jeder berechtigte Mitarbeiter kann kurzfristig im digitalen Archiv recherchieren und ist somit jederzeit sofort auskunftsfähig. Ein Kunde ruft an und möchte eine Auskunft zu einem längst abgewickelten Geschäft? Mit faveo 365 Cloud ECM kann Ihr Mitarbeiter sofort reagieren und alle Fragen unverzüglich beantworten.

5. Mobil benutzbar: Mit der mobilen Variante können Sie auch von unterwegs mit dem Smartphone auf Ihre Dokumente zugreifen. Wenn sich also beispielsweise beim Außentermin mit einem Kunden Fragen ergeben, können Sie sie sofort selbst klären und müssen niemanden im Büro anrufen und ‚auf die Suche‘ schicken.

Die Leistungen im Überblick

Upgrade-Optionen:

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