Alle Dokumente an einem Ort – Ihr digitales Archiv in faveo 365

Niemand durchforstet gerne dutzende Aktenordner, um einen falsch abgehefteten Beleg zu finden. Und selbst wenn im Archiv perfekte Ordnung herrscht: Ein Zeitfresser ist die Handhabung so oder so. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie sich diese unangenehmen Aufgaben – und damit auch viel Zeit – sparen können.

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Die Lösung: Das digitale Archiv

Denn die Lösung für das Archiv-Problem ist denkbar einfach. In der heutigen Zeit ist es nämlich nicht mehr nötig, ein analoges Archiv zu führen. Stattdessen können Sie Ihre Dokumente digital archivieren, indem Sie ein Document Management System in Ihr faveo 365 integrieren.

Was ist ein Document Management System?

Ein Document Management System (DMS) oder auch Enterprise Content Management (ECM) ist ein elektronisches System, das der Verwaltung und Archivierung Ihrer Dokumente dient. Es digitalisiert Ihre Archivierung, indem es die Verwaltung an eine elektronische Datenbank koppelt. Das erspart Ihnen das Drucken und manuelle Archivieren von Papierbelegen. Stattdessen werden alle Dokumente automatisiert im System abgelegt.

Ihr digitales Archiv für faveo 365

Für faveo 365 haben wir die Apps faveo 365 Cloud Archive und das faveo 365 Cloud ECM entwickelt – einen speziell auf faveo 365 zugeschnittenen Aktienplan auf der Grundlage des Cloud Archiv und ECM System von d.velop. Mit diesen Apps archivieren Sie Ihre Ausgangsbelege schnell, einfach und automatisch direkt in Ihrem faveo 365. Die Dokumente sind dort sicher abgelegt und bleiben danach weiterhin über das ERP-System abrufbar. Dabei können Sie zwischen zwei Modellen wählen:

faveo 365 Cloud Archive

Das Modell faveo 365 Cloud Archive archiviert die Eingangs- und Ausgangsbelege Ihres ERP-Systems einfach und automatisch. So behalten Sie Ihre Dokumente jederzeit im Blick, da Sie ganz einfach im ERP nach ihnen suchen und sie jederzeit digital aufrufen können.

Im Cloud Archive sind pro Monat bereits 5 GB Storage sowie 5.000 Dokumenten-Uploads enthalten. Diese können bei Bedarf selbstverständlich beliebig erweitert werden.

faveo 365 Cloud ECM

Das Modell faveo 365 Cloud ECM garantiert Ihnen neben den Vorteilen vom Cloud Archive noch weitere Benefits: Sie erhalten Zugriff auf den Webclient d.3one, mit dem Sie zusätzliche Dokumente hochladen können. Die Navigation in d.3one wurde speziell für faveo 365 konzipiert und kann ohne separate Installation, direkt mit Ihrem Webbrowser aufgerufen werden.

Im Cloud Archive sind pro Monat bereits 25 GB Storage sowie 15.000 Dokumenten-Uploads enthalten. Auch diese können bei Bedarf beliebig erweitert werden.

Das sind Ihre konkreten Vorteile

Ein solches System hat zahlreiche Vorteile für jedes Handelsunternehmen:

  1. Automatische Belegsicherung: Es werden alle Eingangs- und Ausgangsbelege, die faveo 365 erstellt, automatisch abgelegt. Sie müssen sich also nie wieder aktiv um die Archivierung kümmern, sondern können darauf vertrauen, dass Ihr ERP auch diese Aufgabe übernimmt. Damit sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler: Kein einziger Beleg kann verloren gehen, und er ist immer am richtigen Platz.
  2. Rechtssicherheit: faveo 365 Cloud Archive ist rechts- und revisionssicher*. Sie haben also keinen doppelten Aufwand, weil Sie zusätzlich noch ein analoges Archiv pflegen müssen. Wenn Sie das faveo 365 Cloud Archive nutzen, tun Sie ihren gesetzlichen Pflichten genüge.
  3. Durchsuchbarkeit: Die Dokumente im digitalen Archiv sind voll durchsuchbar. Anstatt also hunderte Seiten durchsehen zu müssen, geben Sie nur noch die richtigen Stichwörter im System ein und die passenden Dokumente werden sofort angezeigt. Die Zeiten des stundenlangen Aktenwälzens sind damit definitiv vorbei.
  4. Immer auskunftsfähig: Jeder berechtigte Mitarbeiter kann kurzfristig in Ihrem digitalen Archiv recherchieren, da Ihre Dokumente jederzeit griffbereit sind. So sind Sie jederzeit sofort auskunftsfähig.
  5. Mobil benutzbar: Mit der mobilen Variante können Sie auch von unterwegs mit dem Smartphone auf Ihre Dokumente zugreifen. Wenn sich also beispielsweise beim Außentermin mit einem Kunden Fragen ergeben, können Sie sie sofort selbst klären und müssen niemanden im Büro anrufen und ‚auf die Suche‘ schicken.
  6. Vollständigkeit: Wenn Sie sich für faveo 365 Cloud ECM entscheiden, dann können Sie neben den vom ERP generierten Belegen auch beliebige andere Dokumente in Ihr digitales Archiv laden. Von technischen Zeichnungen über Urkunden bis hin zu Zertifikaten: faveo 365 Cloud ECM ist ein vollwertiges Archiv für Ihr Unternehmen und nicht nur eine Teillösung.
* nach Abnahme Ihres örtlichen Finanzamtes.

Die Modelle im Überblick

  faveo 365
Cloud Archive
faveo 365
Cloud ECM
Upload von eingehenden Belegen von faveo 365 ins Cloud Archive Ja Ja
Dokumenten Management System Nein d.velop d3.one
Dokumenten Uploads monatlich 5.000 Stk. 15.000 Stk.
Cloud Speicherplatz  5 GB 25 GB
Preis pro Monat und User 29,00 € 39,00 €


Upgrade-Optionen:

Zusätzlicher Speicherplatz
für Dokumente 
5 GB Je 15 € monatlich
Zusätzlicher Dokumenten-Upload monatlich 1.000 Stk. Je 15 € monatlich

Sie haben Fragen?

Sie haben noch Fragen zu der digitalen Dokumentarchivierung in faveo 365? Kontaktieren Sie uns!

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