7 Fragen, die Sie Ihrem Cloud-ERP-Anbieter unbedingt stellen müssen

Wenn Firmen ein neues ERP-System anschaffen, dann konzentrieren sie sich im Auswalprozess oft auf das System und seinen Funktionsumfang. Mindestens ebenso wichtig ist jedoch der Anbieter, der hinter dem System steht. Immerhin geht man mit der Anschaffung eines ERP-Systems eine langjährige Partnerschaft mit dessen Hersteller ein.

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Doch worauf muss man achten, wenn man einen Anbieter von Cloud-ERP-Systemen bewerten will? Was sind die entscheidenden Kriterien, und was sind Alarmzeichen, die man unbedingt beachten muss? Wir haben für Sie sieben Fragen zusammengestellt, woran Sie erkennen, ob ein Cloud-Anbieter zu Ihnen passt.

Frage 1: Welche Geschichte hat der ERP-Anbieter?

Cloud-ERP-Systeme sind eine junge Entwicklung, sodass kein Anbieter über jahrzehntelange Erfahrung in diesem Metier verfügen kann. Das gilt jedoch nicht für ERP-Systeme im allgemeinen. Prüfen Sie also, seit wann Ihr potenzieller Anbieter aktiv ist und seit wann die konkrete Lösung verfügbar ist. 

Mindestens ebenso wichtig wie die Historie des Anbieters ist sein Ruf. Prüfen Sie, wie viele Unternehmen sein ERP-System nutzen – und seit wann. Einen Anbieter, der Kunden nicht langfristig halten kann, sollten Sie auf jeden Fall kritisch betrachten.

Frage 2: Verfügt der Anbieter über Branchenerfahrung?

Ein großer Kundenstamm zeigt, dass ein Anbieter etwas grundsätzlich richtig macht. Wenn es sich dabei jedoch ausschließlich um Amazon-Händler handelt, Sie hingegen einen Technischen Großhandel betreiben, können Sie nur bedingt darauf schließen, ob der Anbieter auch Sie begeistern wird. Denn in jeder Branche werden andere Funktionen besonders benötigt. So ist z. B. im Technischen Großhandel das Abbilden von komplexen Preisstrukturen besonders wichtig, während im E-Commerce die effektive Abwicklung von Retouren eine größere Rolle spielt.

Prüfen Sie also, ob andere Unternehmen aus Ihrer Branche die Lösung einsetzen und ob der Anbieter entsprechende Referenzen vorweisen kann.

Weiterlesen: So bestimmen Sie, was Ihr neues ERP-System leisten können muss.

Frage 3: Was ist für die Zukunft geplant?

Wenn Sie ein neues Cloud-ERP-System anschaffen, legen Sie sich für viele Jahre fest. Darum sollten Sie auch nachhaken, was Ihr Anbieter für die Zukunft plant und ob z. B. eine Roadmap für die Weiterentwicklung der Lösung besteht. Die Anforderungen des Marktes ändern sich beständig und ERP-Systeme müssen mit diesen Entwicklungen ebenso mithalten wie mit den Lösungen der Konkurrenz. Anderenfalls werden Sie früher oder später ins Hintertreffen geraten. Lassen Sie sich also kein Auslaufmodell aufschwatzen und sortieren Sie Anbieter, die ihre Cloud-ERP-Systeme nicht kontinuierlich weiter entwickeln, rigoros aus. 

Weiterlesen: Diese Rolle spielt ein modernes ERP-System für die Zukunftssicherheit Ihres Unternehmens. 

Frage 4: Macht der Cloud-ERP-Anbieter einen seriösen Eindruck?

Seriöse Anbieter von Cloud-ERP-Systemen geben klare Auskünfte und kommunizieren offen, wenn bestimmte Prozesse mit der Software nicht abgebildet oder anders besser organisiert werden können. Berater hingegen, die Ihnen nach dem Mund reden und pauschal behaupten, dass 'alles gar kein Problem sei', sollten hingegen Ihre Alarmglocken läuten lassen. 

Mindestens ebenso wichtig ist das Auftreten des Vertriebs. Haben Sie immer mit denselben Ansprechpartnern zu tun, oder treffen Sie bei jedem Kontakt auf neue Gesichter? Sind Zuständigkeiten nachvollziehbar, oder ist Ihnen auch nach dem dritten Termin unklar, wer wofür zuständig ist? Unklare Zuständigkeiten und eine hohe Mitarbeiterfluktuation sind klare Warnsignale dafür, dass ein Anbieter nicht gut organisiert ist.

Leitfaden Softwarewechsel Cloud-ERP

Frage 5: Welche Technologien nutzt der Anbieter?

Cloud-ERP-Systeme unterscheiden sich nicht nur im Funktionsumfang, sondern auch in ihrer grundlegenden Architektur. Systeme, die sich oberflächlich ähneln, können auf unterschiedlichen Grundlagen basieren, verschiedene Programmiersprachen nutzen, andere Datenbank-Logiken verwenden und auf komplett unterschiedlichen Wegen zum selben Ergebnis kommen.

Die wichtigste Frage hierbei ist, ob der Anbieter bei der Entwicklung seines Cloud-ERP-Systems auf offene Standards setzt oder proprietäre Formate verwendet, die er selbst entwickelt und patentiert hat. Im letzteren Fall begeben Sie sich in einen regelrechten 'Würgegriff', weil nur der Anbieter selbst Schnittstellen zu anderen Systemen und Dienstleistern bereit stellen und ihre Entwicklung gegebenenfalls aktiv behindern kann.

Frage 6: Welche Cloud-Infrastruktur nutzt der Anbieter? 

Viele Anbieter von Cloud-ERP-Systemen setzen ihre Angebote auf den Cloud-Plattformen größerer Anbieter wie zum Beispiel Microsoft auf – ein klarer Vorteil für die Nutzer, denn große Konzerne können weitaus höhere Summen in ihre Hardware-Infrastruktur investieren, als Anbieter von branchenspezifischen Cloud-ERP-Systemen mit einem entsprechend kleinen Absatzmarkt.

Eine gute Hilfestellung, um die Qualität und vor allem die Sicherheitsstandards einer Cloud bewerten zu können, bieten Gütesiegel und Zertifizierungen. Diese werden unabhängigen Prüfern vergeben, sodass Sie nicht auf die Eigenauskünfte des Anbieters vertrauen müssen. Prüfen Sie also unbedingt, welche Zertifizierungen Ihr Anbieter vorweisen kann.

Eine gute Grundlage, um die Sicherheit einer Cloud zu bewerten, bietet der C5-Kriterienkatalog. Dieser wurde vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entwickelt, um Kunden eine Orientierung für die Wahl des richtigen Services zu bieten, und berücksichtigt ganze Reihe von technischen und organisatorischen Aspekten zur Sicherheit.

Weiterlesen: So stark ist die Microsoft-Cloud-Plattform 'Azure'. 

Frage 7: Gibt es Ablaufpläne für Implementierung und Onboarding?

Von der Entscheidung für ein bestimmtes ERP-System bis zum Go-Live ist es ein langer Weg. Daten müssen übernommen, Prozesse angepasst und Mitarbeiter geschult werden. Gerade diese Vorbereitung ist entscheidend, um den ERP-Systemwechsel zum Erfolg zu führen – und der Anbieter spielt in dieser Phase eine zentrale Rolle.

Bevor Sie sich also für ein neues ERP-System entscheiden, sollten Sie genau prüfen, wie der Anbieter bei der Implementierung vorgehen will. Goldstandard ist hier ein genauer Zeitplan, den der Anbieter in enger Rücksprache mit Ihnen erstellt und in dem alle relevanten Arbeitsschritte mit festgesetzten Zuständigkeiten und Deadlines festgehalten werden.

Aber auch nach dem erfolgreichen Go-Live kann der Anbieter eines Cloud-ERP-Systems nicht außen vor bleiben. Immerhin verbleiben zahlreiche Aufgaben wie zum Beispiel die Sicherung, Betreuung und Wartung der Systeme bei Cloud-Services dauerhaft in der Verantwortung des Anbieters. Prüfen Sie daher also unbedingt das Support-Angebot eines potenziellen Anbieters: Ist er bei Problemen jederzeit erreichbar – im Notfall auch persönlich per Telefon? Garantiert er schnelle Reaktionszeiten? Welche Kosten kommen dabei auf Sie zu? Anbieter, die sich hier nicht eindeutig 'bekennen', sollten Sie  aussortieren!

Fazit

Mit der Wahl eines neuen Cloud-ERP-Systems modernisieren Sie nicht nur Ihre IT-Infrastruktur, sondern gehen auch eine Partnerschaft mit dem Anbieter des Systems ein. Deswegen sollten Sie diesen Anbieter mindestens genau so sorgfältig prüfen und analysieren. Zentrale Aspekte sind dabei die allgemeine Historie und Branchenerfahrung, die Seriosität, die eingesetzten Technologien und die Vorgehensweisen und unterstützenden Angebote bei Implementierung, Onboarding und Support. Wenn Sie diese Faktoren beachten, werden Sie einen verlässlichen Anbieter finden. 

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