ERP-Einführungen wecken hohe Erwartungen: Prozesse sollen optimiert, Kosten eingespart und Umsätze erhöht werden. Ein gutes ERP-Software hat das Potenzial, diese Ansprüche tatsächlich zu erfüllen. Doch häufig führen Fehler in der Vorbereitungsphase zu Anlaufschwierigkeiten oder sogar zu langfristigen Misserfolgen.
Manchmal schafft es der Frust über eine misslungene ERP-Einführung in die überregionale Presse wie im Falle des Öl- und Schmierstoffherstellers Liqui Moly, dessen Chef sich in der Frankfurter Allgemeinen Zeitung öffentlich über die ERP-Einführung in seinem Unternehmen beschwerte.
Mit den richtigen Maßnahmen können Sie jedoch dafür sorgen, dass es nicht so weit kommt – denn oft hapert es bei der ERP-Einführung an Problemen, die sich leicht umgehen lassen, wenn man die Ursachen kennt. In diesem Artikel wollen wir Ihnen fünf Tipps an die Hand gehen, mit denen sie Ihr Projekt sicher zum Erfolg führen und das Potenzial, das die ERP-Einführung mit sich bringt, voll ausschöpfen.
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Tipp #1: Der richtige Zeitpunkt
Lassen Sie sich mit der ERP-Einführung Zeit – aber verpassen Sie nicht den richtigen Zeitpunkt! Grundsätzlich gilt: Je früher Sie ein ERP-System nutzen, desto besser. Denn so unterstützen Sie Wachstum von Anfang an und kommen nicht in die Situation, vom Erfolg Ihres Unternehmens rechts überholt zu werden. Wenn Sie proaktiv statt reaktiv handeln, können Sie die typischen Probleme und Fehler schon in Vorfeld vermeiden.
Das bedeutet nicht, dass Sie mit einer teuren ERP-Suite arbeiten müssen, von der Sie nur einen Bruchteil der Funktionen nutzen. Die meisten modernen ERP-Systeme sind modular aufgebaut und wachsen in Ihrem Tempo mit Ihnen mit.
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Tipp #2: Solide Prozess-Analyse
Nur wenn Sie den Status Quo Ihrer Prozesse kennen, kann Ihr ERP-System an den richtigen Stellen mit der Optimierung ansetzen. Grundlage jeder ERP-Einführung ist deshalb die Analyse aller Workflows in Ihrem Unternehmen und Ihrer Anforderungen.
Visualisieren Sie die Prozesse falls nötig mit Hilfe von Flussdiagrammen. Wie arbeiten Sie aktuell in den verschiedenen Abteilungen? Was läuft gut und soll übernommen werden? Wo gibt es Schwachstellen und warum? Anschließend priorisieren Sie Ihre Wünsche und legen Kriterien für Ihre neue Software fest. So verringern Sie das Risiko, sich für ein System zu entscheiden, das nicht alle relevanten Abläufe unterstützt – oder umgekehrt eine überdimensionierte Lösung zu erwerben.
Tipp #3: Systematische ERP-Auswahl
Nun geht es an die Evaluierung eines geeigneten ERP-Systems. Standard- oder Individualsoftware? Cloud oder On-Premises? Recherchieren Sie gründlich, welche Lösungen es gibt und welche wirklich zu Ihrem Unternehmen passen. Schnell entsteht so eine Liste mit 10 bis 15 Anbietern – zu viele, um alle ausführlich kennenzulernen. Kürzen Sie Ihre Auswahl deshalb auf eine Shortlist mit maximal fünf Alternativen.
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Sinnvolle Selektionskriterien sind gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen unter anderem Flexibilität, Skalierbarkeit, Branchenfunktionen, Benutzerfreundlichkeit, Support, Zukunftsfähigkeit und selbstverständlich auch eine realistische Betrachtung von Kosten und ROI. Fehler, die Sie jetzt machen, werden teuer! Treffen Sie Ihre Entscheidung deshalb nicht allein auf Basis einer attraktiven Website oder der flotten Präsentation eines Anbieters! Testen Sie die Lösung ausführlich, am besten gemeinsam mit Key-Usern aus allen Fachbereichen.
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Tipp #4: Akzeptanz der Nutzer
Ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor der ERP-Einführung ist die Akzeptanz der neuen Software in der Belegschaft. Denn die beste Software kann ihr Potenzial nicht entfalten, wenn Sie nur widerwillig genutzt wird, die Anwender parallel weiter ihre Excel-Listen pflegen oder Funktionalitäten nicht voll ausgeschöpft werden.
Bewährt hat sich eine transparente Informationspolitik, die die Teams von Anfang an intensiv in die Planung der ERP-Einführung einbindet. Setzen Sie regelmäßig Status-Meetings an, erläutern Sie allen Abteilungen, was sich verändern wird und geben Sie den Fachbereichen ein Mitspracherecht bei der Ausgestaltung des neuen Systems. Auch die praxisbezogene Schulung der Nutzer ist wichtig, damit der Wechsel auf das neue System möglichst reibungslos verläuft und Startschwierigkeiten soweit als möglich vermieden werden.
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Tipp #5: Projektmanagement
Auch wenn die Implementierung moderner ERP-Systeme in den letzten Jahren deutlich einfacher geworden ist, so bleibt es dennoch ein herausforderndes Projekt. Wichtig ist deshalb ein professionelles Projektmanagement: Sie benötigen nicht nur das Bekenntnis des Managements zur ERP-Einführung, sondern auch einen zentralen Ansprechpartner mit ausreichend Entscheidungskompetenzen, ein Budget und die nötigen Manpower-Ressourcen in den Abteilungen.
Meilensteine müssen definiert, Ziele und Termine festgelegt, kommuniziert und konsequent eingefordert werden. Planen Sie ausreichend Vorlauf für erfolgsrelevante Prozesse wie die Datenmigration und ein ausführliches Testing.
Fazit
Die Einführung eines neues ERP-Systems ist kein Selbstläufer. Mit der richtigen Vorbereitung und einem planvollen Vorgehen können Sie jedoch viele der 'klassischen' Probleme eines solchen Projekts umschiffen.
Entscheidende Faktoren sind ein strukturierter Auswahlprozess, der auf einer soliden Analyse der aktuellen Lage und der bestehenden Anforderungen fußt, sowie ein cleveres Change- und Projektmanagement. Wenn Sie diese Aspekte berücksichtigen, werden Sie nicht von Problem zu Problem hetzen, sondern das Heft des Handelns immer in der Hand behalten und die ERP-Einführung zum Erfolg führen!
