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„Keine Buchung ohne Beleg!“ – Dieser Spruch begegnet uns gerade in der Buchhaltung nur allzu häufig. Falls Sie in diesem Geschäftsbereich tätig sind und den Spruch nicht mehr hören können, wissen Sie dennoch, dass er seine Richtigkeit hat. Ohne einen Beleg darf nämlich keine Buchung getätigt werden.

Belege sind elementare Bestandteile einer jeden Buchhaltung. Egal ob Kassenbons, Quittungen oder Rechnungen – jeder Beleg dient als Nachweis geschäftlicher Einnahmen oder Ausgaben. Daher unterliegen diese auch einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Der Beleg: was muss rein?

Die Frage, was ein Beleg alles enthalten muss, kann nicht verallgemeinernd beantwortet werden. Dies ist darauf zurückzuführen, dass es viele verschiedene Arten von Belegen gibt und diese in unterschiedlichen Formaten auftreten.

In diesem Blogbeitrag können wir Ihnen aber verraten, wie unser Feature „Beleg Vor- und Nachtexte“ Ihren Arbeitsalltag einfacher und effizienter gestaltet. Besonders relevant und hilfreich ist das Feature für den Vertrieb, den Einkauf und die Buchhaltung.

Zusätzlich eröffnet es Ihnen neue Möglichkeiten und Chancen für das Corporate Wording Ihres Business.

Corporate Wording

Oft wird vergessen, dass Corporate Wordings nicht nur Slogans, Anzeigen oder Broschüren umfasst, sondern auch alltägliche Schreiben – wie bspw. eine Rechnung.

Das führt nicht nur zu einem Bruch in Ihrer Kommunikation, Sie vergeben außerdem eine große Chance mit Ihrem Kunden zu kommunizieren.

Die Vor- und Nachtexte ermöglichen es Ihnen auch in alltäglichen Schreiben aktiv und persönlich mit Ihren Kunden zu kommunizieren. Auch wenn es nur eine freundliche Anrede oder ein netter, persönlicher Gruß zu Weihnachten ist – Ihren Kunden wird es positiv in Erinnerung bleiben.

Was Sie mit den Vor- und Nachtexten erreichen können

Die Funktion  „Beleg Vor- und Nachtexte“ in Microsoft Dynamics NAV bietet die Möglichkeit, Texte für Einkaufs-, Verkaufs- und Servicebelege sowie Mahnungen im System zu hinterlegen. So können Texte für einzelne oder mehrere Belege über eine Einrichtungsseite definiert werden.

Für Sie bedeutet das, dass Sie einen Text bloß einmalig verfassen müssen, diesen aber schnell und einfach auf beliebig viele Belege ziehen können.

Der Text kann entweder vor oder auch nach den aufgeführten Positionen stehen – je nachdem ob es sich z.B. um eine Gruß- oder Abschlussformel handelt.

Automatisierter Vorgang

Um das Feature effizient nutzen zu können, müssen Sie in einem ersten Schritt einen Textcode definieren. Im Anschluss können diesem Textcode ein oder mehrere Textbausteine zugeordnet werden.

Dieses Vorgehen ermöglicht Ihnen bspw. die Chance einen Begrüßungstext sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch anzulegen. Abhängig davon, wie der Geschäftspartner eingestellt ist, zieht das System dann den jeweilig richtigen Begrüßungstext. Einfacher geht es gar nicht!

Eine Auflistung aller vorhandener Vor- und Nachtexte finden Sie unter dem Menüpunkt „Textcodes Vor-/Nachtexte“. Über diese Tabelle werden alle Textcodes der Vor- und Nachtexte verwaltet. Neben einer Übersicht erhalten Sie dort die Möglichkeit neue Textcodes hinzuzufügen und veraltete Textcodes zu bearbeiten oder gar zu löschen.

Und trotzdem individuell gestaltbar

Nachdem Sie Ihre Textcodes angelegt haben, können Sie diese den Verkaufs-, Einkaufs oder auch Mahnungsbelegen als Standardtexte hinzufügen. Sie haben aber dennoch die Möglichkeit die Texte gezielt zu ändern und individuell anzupassen. Das heißt Sie haben jederzeit die ständige Kontrolle über Ihre Texte und Belege.

Außerdem können Sie mit einem Start- und Enddatum arbeiten, falls es sich um einen Text handelt, der nur für einen begrenzten Zeitraum gedacht ist.